RSIY PDHI Menuju Digitalisasi
RS Islam Yogyakarta PDHI baru saja melaksanakan survei sertifikasi RS Syariah. Pencapaian tersebut bukanlah akhir, justru menjadi titik awal untuk memperbaiki standar pelayanan RS sesuai dengan prinsip-prinsip syariah. Hal tersebut hanyalah salah satu turunan semangat kerja di tahun 2018 ini. Turunan lainnya adalah menjadikan RS Islam Yogyakarta PDHI menjadi RS digital.
Manajer Informasi dan Teknologi RS Islam Yogyakarta PDHI, Wahyu Febriyanto, menyampaikan itu dalam arahannya di apel kemarin. Wahyu menerangkan, digitalisasi adalah proses untuk merubah segala macam informasi yang ada di RS ini, baik terkait pelayanan maupun administrasi dari proses manual menuju digital. “Tujuannya adalah ingin mendapatkan pelayanan yang optimal dan efisien,” jelasnya.
Manajer Informasi dan Teknologi RS Islam Yogyakarta PDHI, Wahyu Febriyanto, S.Pi, sedang menyampaikan arahannya.
“Kenapa kita harus melakukan proses digitalisasi?,” tanyanya retoris. Menurut Wahyu, setidaknya ada dua alasan mengapa pihaknya perlu melakukan proses digitalisasi di RS. Pertama, kemajuan teknologi informasi telah merubah sebagian pola kehidupan masyarakat. Mereka sudah semakin menghendaki akses informasi cepat, akses pelayanan akurat dan minim human error. “Dengan perubahan masyarakat itu, mau tidak mau kita harus mempersiapkan bahwa rumah sakit harus siap menghadapi tantangan jaman ini,” tandasnya.
Salah satu contoh tuntutan menggunakan digitalisasi adalah bentuk kerjasamanya dengan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS). Salah satunya adalah hadirnya V-Claim, yang merupakan salah satu aplikasi yang digunakan oleh RS di dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan pasien Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) sesuai dengan aturan yang ada di dalam aplikasi itu. “Di mana intinya adalah seluruh proses klaim yang kita lakukan sudah tidak lagi menggunakan kertas. Tetapi menggunakan file digital,” terangnya.
Kedua, menurut Wahyu, dengan diraihnya sertifikat RS seperti Akreditasi KARS dan Sertifikasi RS Syariah, meniscayakan kita untuk merubah, memperbaiki dan menambah prosedur-prosedur lain sehingga menambah beban kerja kita secara teknis. Inilah yang sedang diupayakan agar pelayanannya semakin baik sehingga beban kerja yang dilakukan tidak bertambah. “Karenanya, digitalisasi ini adalah suatu solusi yang harus kita siapkan untuk mempermudah layanan kita,” katanya.
Dalam proses digitalisasi ini, menurut Wahyu, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. Pertama, persiapan mindset atau pola pikir. Pola pikir merupakan pondasi awal sebelum kita melangkah lebih jauh tentang strategi, teknis dan alur pelayanan dan sebagainya. Karena pola pikir kita inilah yang nantinya akan membentuk pemahaman dan pemahaman inilah yang nanti menimbulkan kesadaran kepada kita. “Itulah awal komitmen kita menuju era digitalisasi,” tandasnya.
Karyawan-karyawati RS Islam Yogyakarta PDHI sedang mendengarkan arahan di apel pagi.
Merubah pola pikir itu penting karena ini terkait dengan bagaimana cara kita menyikapi dan menanggapi masalah-masalah yang timbul belakangan dari proses digitalisasi. Sehingga, menurut Wahyu, mindset kita harus dibenahi dari awal bahwa digitalisasi itu bukan untuk mempersulit, tetapi untuk mempermudah dan mempercepat tugas dan kerja-kerja kita. Meskipun transisi ke era digitalisasi yang akan kita lakukan sulit. Karena digitalisasi ini tidak hanya merubah teknis, tetapi budaya kita. “Budaya kerja kita harus senantiasa kita ubah agar pelaksanaan digitalisasi ini bisa berjalan dan tidak akan mempersulit kita,” pesannya.
Kedua, persiapan tim yang solid. Wahyu menjelaskan bahwa pihaknya sudah membentuk tim digital yang akan mengawal bagaimana proses pelaksanaan digitalisasi ini. Sehingga nanti akan terjadi interconnecting atau saling terkait antara satu unit dengan unit yang lain. “Sehingga di sini harus ada satu kesinambungan dan sinergi antar unit agar senantiasa berkoordinasi agar persepsi masalah digitalisasi bisa diserap di setiap unit sampai ke level staf,” katanya.
Spanduk RS Islam Yogyakarta PDHI menuju RS Syariah.
Selain itu, pihaknya juga sudah membentuk tim IT support di mana timnya sudah bekerja secara sift (pagi dan sore). Tim ini akan mem-back up bila ada masalah teknis tentang komputer dan jaringan. “Bila ada satu yang error di layanan, kita sudah bisa mengantisipasinya dengan cepat,” jelas Wahyu.
Ketiga, kesiapan mental. Diperlukan kesiapan mental agar ketika terjadi satu perubahan dinamika yang begitu cepat, ini harus kita pahami sebagai satu proses perubahan. Termasuk di dalamnya adalah perubahan budaya dan masa transisi menuju digitalisasi. Menurut Wahyu, inilah yang harus dipahami bahwa dalam proses digitalisasi senantiasa ada proses transisi sehingga harus kita persiapkan. “Namun yakinlah bahwa proses transisinya ini ada jalan keluarnya sehingga nantinya justru akan semakin mempermudah kerja kita,” katanya.
Keempat, kekompakan di setiap unit. Wahyu menjelaskan bahwa kesiapan terakhir adalah adanya kekompakan di setiap unit agar bila ada persoalan di lapangan segera dicarikan solusinya. “Semoga rumah sakit kita menjadi salah satu rumah sakit pioner di dalam penyelenggaraan berbasis digitalisasi,” pungkasnya.
