Tantangan Digitalisasi Rumah Sakit
Oleh: Wahyu Febriyanto, Manajer Informasi dan Teknologi RS Islam Yogyakarta PDHI.
Setiap institusi saat ini dihadapkan pada pesatnya perkembangan informasi dan teknologi, di mana pola hidup masyarakat juga sudah bergerak ke arah digital. Kondisi ini menuntut setiap institusi, termasuk rumah sakit, untuk bisa menerapkan digitalisasi tersebut dalam setiap lininya. Dalam kontkes rumah sakit, digitalisasi dapat diartikan sebagai proses untuk merubah berbagai macam informasi yang ada di RS ini, baik terkait pelayanan maupun administrasi dari proses manual menuju digital.
Kemajuan teknologi informasi saat ini telah merubah sebagian pola kehidupan masyarakat di mana mereka menghendaki akses informasi cepat, akses pelayanan akurat dan minim human error. Rumah sakit harus siap menjawab tantangan tersebut. Selain itu, adanya akreditasi rumah sakit (KARS/SNARS) meniscayakan setiap rumah sakit untuk merubah, memperbaiki dan menambah prosedur-prosedur layanan sehingga menambah beban kerja secara teknis. Sehingga digitalisasi ini memang diperlukan untuk solusi dalam mencapai optimalisasi dan efisiensi proses kerja yang dilakukan.
Oleh sebab itu, setiap rumah sakit saat ini menghadapi tantangan yang sama tentang digitalisasi. Untuk menyambut hal tersebut, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. Pertama, persiapan mindset atau pola pikir. Pola pikir merupakan pondasi awal sebelum melangkah lebih jauh tentang strategi, teknis dan alur pelayanan dan sebagainya. Karena pola pikir inilah yang nantinya akan membentuk pemahaman dan pemahaman inilah yang nanti menimbulkan kesadaran kepada kita. Dari sinilah lahirnya komitmen dari setiap stake holder.
Di sinilah pentingnya merubah pola pikir di setiap stake holder yang ada dalam rumah sakit. Merubah pola pikir itu penting karena terkait dengan bagaimana cara kita menyikapi dan menanggapi masalah-masalah yang timbul sebagai dampak dari proses digitalisasi. Sehingga, mindset yang harus dibenahi dari awal adalah digitalisasi itu bukan untuk mempersulit, tetapi untuk mempermudah dan mempercepat tugas dan kerja-kerja kita. Meskipun terkadang transisi selama digitalisasi itu sulit dilakukan, karena digitalisasi tidak hanya merubah teknis, tetapi budaya kerja seseorang. Namun, mindset adalah pondasi awal untuk bisa menerapkan hal tersebut.
sumber gambar: techiestuffs,com
Kedua, persiapan tim yang solid. Penerapan digitalisasi membutuhkan tim yang solid. Paling tidak membutuhkan 2 tim. Tim pertama adalah tim yang merencanakan, merumuskan, mengawal, membimbing dan mengevaluasi penerapan digitalisasi, sedangkan tim kedua adalah tim yang siaga dalam menangani kendala teknis yang muncul selama penerapan digitalisasi. Di RSIY PDHI, dibentuk tim Digital yang menjalankan fungsi pertama. Tim ini gabungan dari berbagai unit/bagian terkait sesuai dengan prioritas kerja. Untuk menjalankan fungsi kedua dibentuk tim IT Support yang menerapkan 2 shift jaga. Tim ini akan mem-back up bila ada masalah teknis tentang komputer dan jaringan. Sehingga bila ada kerusakan atau kendala di layanan, hal tersebut sudah diantisipasi dengan baik dan ditangani dengan cepat.
Ketiga, kesiapan mental. Munculnya berbagai kendala selama proses digitalisasi adalah hal yang wajar baik yang muncul dari luar maupun dalam institusi. Kesiapan mental setiap stake holder di rumah sakit diperlukan agar di tengah pasang surutnya digitalisasi ini tidak melemahkan pencapaian target besar institusi. Digitalisasi ini akan berimplikasi pada pola perubahan kerja yang begitu cepat, sehingga hal ini harus dipahami sebagai satu proses perubahan. Termasuk di dalamnya adalah perubahan budaya dan masa transisi menuju digitalisasi. Inilah yang harus dipahami, bahwa dalam proses digitalisasi senantiasa ada proses transisi sehingga harus dipersiapkan secara matang, terutama mentalnya.
Keempat, kekompakan unit kerja. Dukungan dari setiap unit kerja diperlukan agar upaya digitalisasi tersebut bisa diterapkan dengan baik. Setiap unit kerja harus memiliki kekompakan dalam proses penerapannya agar bila ada persoalan yang muncul di lapangan, bisa segera dicarikan solusinya. Budaya diskusi kekeluargaan untuk mencari solusi terbaik harus dikembangkan agar keberadaan tim dan target program yang sudah dibentuk dengan sungguh-sungguh tidak pupus di tengah jalan.
RSIY PDHI sendiri terus mengembangkan informasi dan teknologi dalam proses digitalisasi. Di antara digitalisasi yang terus dikembangkan sebagai target kerja tahun ini adalah penerapan e-MR (Electronic Medical record) meliputi rawat inap dan rawat jalan, disamping pengembangan produk yang lain.
Dimuat di Harian Republika, Rabu 2 Mei 2018
